Au milieu de l’épidémie de COVID-19, vous avez soit déjà envoyé vos employés en télétravail, soit êtes sur le point de le faire. Si ce n’est pas le cas, envisagez de le faire dès que possible, car la distanciation sociale et l’auto-quarantaine font partie des mesures les plus efficaces pour ralentir la propagation du virus et permettre à notre système de santé de le maîtriser. Bien que le travail à distance gagne du terrain depuis un certain temps, pour de nombreux travailleurs, ce sera la première fois qu’ils essaieront de remplir leurs fonctions depuis le confort – et la distraction – de leur domicile. En tant que gestionnaires et propriétaires d’entreprise, vous devez non seulement protéger la santé de nos employés, mais aussi veiller à ce que les opérations se poursuivent et que les clients soient servis.
Donnez-leur des outils pour faire leur travail à domicile
Dans un avenir prévisible, vos employés n’auront pas accès aux téléphones, imprimantes, ordinateurs de bureau, serveurs, salles de conférence et toutes les autres choses qui justifient la location d’un espace de travail dédié. Et pourtant, leur travail doit être fait. C’est maintenant que vous verrez le véritable retour sur investissement de tous les ordinateurs portables que vous avez fournis à votre personnel. Equipez votre personnel de tous les outils de travail à distance indispensables, de Slack pour la communication entre équipes à Zoom pour les réunions virtuelles, et de Microsoft Teams pour la collaboration à Trello pour la gestion des projets et des tâches. Chacun d’entre eux possède une douzaine d’alternatives ou plus, groupées ou non. Il peut être stressant de choisir soi-même la meilleure boîte à outils pour le travail à distance ; si vous vous trouvez dans une telle situation, n’hésitez pas à trouver une société d’assistance informatique pour vous aider.
Renforcez la sécurité pendant le télétravail
En parlant de sécurité, le travail à distance place votre entreprise dans une position vulnérable. Selon un récent rapport d’IBM, l’erreur humaine est la principale cause de 95 % des violations de la cybersécurité. Les risques sont particulièrement élevés parmi le segment de votre personnel ayant moins d’expérience du travail à distance. Bien qu’il n’ait peut-être pas été nécessaire de mettre en place des VPN, une authentification à deux facteurs et d’autres mesures de sécurité sur tous les appareils auparavant, le bon niveau de protection de toutes vos activités et informations professionnelles devient désormais primordial. Certains dispositifs offrent des mesures de sécurité intégrées telles qu’un pare-feu géré, une messagerie électronique avec des filtres anti-spam, un accès à distance sécurisé, et plus encore. Une fois que votre protocole de sécurité est mis en place, et que votre entreprise est prête à commencer à travailler à distance, assurez-vous que tous vos employés sont formés aux meilleures pratiques de sécurité afin de minimiser la sournoise erreur humaine.
Surcommuniquez pour assurer l’alignement
Bien que nous ne recommandions pas de microgérer vos employés fraîchement éloignés (nous savons à quel point c’est tentant, cependant !), surcommuniquer est la voie à suivre. Avec un si grand nombre de discussions passant par des textes, des messages et des e-mails, vous devez vous attendre à voir un pic de mauvaise communication et de choses qui passent à travers les mailles du filet. Sauf si vous surcommuniquez. Surcommuniquer est simplement un mot de code pour « parler et documenter ». Au lieu d’essayer de régler les choses par texto, passez un appel téléphonique ou vidéo rapide, et enregistrez vos décisions dans un endroit facilement accessible. Vous pouvez également encourager les chefs d’équipe à créer un moment où ils peuvent se connecter en tant qu’équipe pour une discussion Zoom sans ordre du jour. Ces connexions ont tendance à favoriser la camaraderie entre collègues qui a si brusquement disparu de la vie de votre personnel.
Mettez en place des sauvegardes et surveillez vos systèmes
Un autre aspect souvent négligé de la continuité de votre entreprise sont les sauvegardes permanentes et la surveillance des systèmes. À l’époque du travail à domicile, la surveillance de vos systèmes à distance et la capture de toute panne avant qu’elle ne cause des dommages peuvent nécessiter une préparation supplémentaire. La mise en miroir de vos systèmes sur les serveurs d’un fournisseur informatique dédié peut être une bonne idée. De cette façon, vous pouvez maintenir vos systèmes en interne si c’est ce que vous préférez, tout en profitant pleinement de la technologie du cloud et d’une équipe d’experts qui surveillent votre informatique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. C’est peut-être aussi le bon moment pour revérifier vos sauvegardes. Fonctionnent-elles comme prévu ? Les données de sauvegarde sont-elles facilement récupérables ? La réponse est « non » dans plus de cas que vous ne le pensez, il vaut donc la peine de confirmer avec votre fournisseur informatique. Quelles données sont sauvegardées et à quelle fréquence ? Si vous n’avez pas mis en place une surveillance des systèmes et des sauvegardes, vous devriez y songer.
Promouvoir la pleine conscience
La dernière composante, mais non la moindre, d’un travail à distance réussi est la pleine conscience. Bien que cela n’ait rien à voir avec l’informatique ou même les ordinateurs, une approche consciente du travail à distance peut aider vos employés à atteindre une productivité maximale. Avec les enfants à la maison, les rayons des magasins vides et l’écran de l’ordinateur de travail qui les juge tout au long de la journée, il peut être difficile pour vos employés de débrancher et de prendre soin d’eux-mêmes. Par conséquent, encouragez les horaires de travail flexibles et les pauses, l’exercice physique et le soutien mutuel ; mesurez le succès en fonction des réalisations et non des heures travaillées qui se soucie de savoir si cette présentation géniale a été terminée après le dîner plutôt qu’avant le déjeuner ? Et n’oubliez pas de rire.